IJRO.GOV.UZ

Elektroniczne zarządzanie dokumentami, które zapewnia kontrolę wykonywania dyscypliny. System zapewnia jednocześnie środki do pracy grupowej pracowników z dokumentami oraz gotowe narzędzia do automatyzacji procesów zarządzania dokumentami i monitorowania realizacji zleceń.

Główne funkcje elektronicznego systemu zarządzania dokumentami

Główne funkcje systemu elektronicznego zarządzania dokumentami to:

- rejestracja dokumentów;

— kontrola wykonania dokumentów;

— kontrola przepływu dokumentów papierowych i elektronicznych, prowadzenie historii pracy z dokumentami;

— tworzenie i edycja szczegółów dokumentów;

— tworzenie raportów dotyczących obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie;

- tworzenie dokumentu bezpośrednio w systemie;

- praca z wersjami dokumentów, złożonymi dokumentami wieloskładnikowymi i wieloformatowymi, załącznikami;

— elektroniczna dystrybucja dokumentów;

— praca z dokumentami w folderach;

- obniżenie kosztów dostępu do informacji i przetwarzania dokumentów.

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentami

Do głównych zalet elektronicznego zarządzania dokumentami należą:

– scentralizowane, ustrukturyzowane i usystematyzowane przechowywanie dokumentów w archiwum elektronicznym;

— zmniejszenie kosztów drukowania, wysyłki i przechowywania dokumentów papierowych;

- jednolite podejście do procedur tworzenia i przetwarzania dokumentu (rejestracja, zatwierdzenie itp.);

— skrócenie czasu dostarczania, rejestracji i koordynacji dokumentów;

— szybkość podpisywania dokumentów;

- możliwość wykonywania dowolnych operacji na dokumentach online przez całą dobę: wyszukiwania, pobierania, drukowania, weryfikacji, odrzucania, a także śledzenia ich ruchu;

— szybkie wyszukiwanie dokumentów.

- w elektronicznym systemie zarządzania dokumentami organizacja nie może drukować dokumentów, ale przechowywać je w archiwum elektronicznym.

- w razie potrzeby dokumenty przechowywane w archiwum, w razie potrzeby, można wydrukować.