IJRO.GOV.UZ

Elektronisch documentbeheer, dat controle biedt over de uitvoerende discipline. Het systeem biedt tegelijkertijd de middelen voor samenwerking van medewerkers met documenten en kant-en-klare tools voor het automatiseren van documentbeheerprocessen en het bewaken van de uitvoering van instructies.

De belangrijkste functies van het elektronische documentbeheersysteem:

De belangrijkste functies van het elektronische documentbeheersysteem zijn:

- registratie van documenten;

— controle van de uitvoering van documenten;

— controle van het verkeer van papieren en elektronische documenten, het bijhouden van de geschiedenis van het werken met documenten;

— aanmaken en bewerken van details van documenten;

— opstelling van rapporten over de documentenstroom van de onderneming;

- direct in het systeem een ​​document aanmaken;

- werken met documentversies, complexe documenten met meerdere componenten en meerdere formaten, bijlagen;

— elektronische verspreiding van documenten;

— werken met documenten in mappen;

- verlaging van de kosten van toegang tot informatie en verwerking van documenten.

Voordelen van elektronisch documentbeheer

De belangrijkste voordelen van elektronisch documentbeheer zijn:

– gecentraliseerde, gestructureerde en gesystematiseerde opslag van documenten in een elektronisch archief;

— verlaging van de kosten voor het afdrukken, verzenden en opslaan van papieren documenten;

- een uniforme aanpak van de procedures voor het opstellen en verwerken van een document (registratie, goedkeuring, enz.);

— verkorting van de tijd voor levering, registratie en coördinatie van documenten;

— de snelheid van het ondertekenen van documenten;

- de mogelijkheid om de klok rond alle bewerkingen met documenten online uit te voeren: zoeken, downloaden, afdrukken, verifiëren, weigeren en ook hun verplaatsing volgen;

- snel zoeken naar documenten.

- in het elektronisch documentbeheersysteem mag de organisatie geen documenten printen, maar bewaren in een elektronisch archief.

- indien nodig kunnen de in het archief opgeslagen documenten worden afgedrukt.