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इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन, जो प्रदर्शन अनुशासन का नियंत्रण प्रदान करता है। सिस्टम एक ही समय में दस्तावेज़ प्रबंधन प्रक्रियाओं को स्वचालित करने और आदेशों के निष्पादन की निगरानी के लिए दस्तावेजों और तैयार उपकरणों के साथ कर्मचारियों के सहयोगी कार्य के साधन प्रदान करता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के मुख्य कार्य

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के मुख्य कार्य हैं:

- दस्तावेजों का पंजीकरण;

- दस्तावेजों के निष्पादन का नियंत्रण;

- कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की आवाजाही पर नियंत्रण, दस्तावेजों के साथ काम के इतिहास को बनाए रखना;

- दस्तावेजों के विवरण का निर्माण और संपादन;

- उद्यम के दस्तावेज़ प्रवाह पर रिपोर्ट का गठन;

- सिस्टम में सीधे एक दस्तावेज़ बनाना;

- दस्तावेज़ संस्करणों, जटिल बहु-घटक और बहु-प्रारूप दस्तावेज़ों, अनुलग्नकों के साथ काम करें;

- दस्तावेजों का इलेक्ट्रॉनिक वितरण;

- फ़ोल्डरों में दस्तावेजों के साथ काम करें;

- दस्तावेजों की जानकारी और प्रसंस्करण तक पहुंच की लागत को कम करना।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभ

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के मुख्य लाभों में निम्नलिखित शामिल हैं:

- इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में दस्तावेजों का केंद्रीकृत, संरचित और व्यवस्थित भंडारण;

- कागज के दस्तावेजों की छपाई, डाक और भंडारण की लागत को कम करना;

- एक दस्तावेज़ (पंजीकरण, अनुमोदन, आदि) के गठन और प्रसंस्करण के लिए प्रक्रियाओं के लिए एक समान दृष्टिकोण;

- दस्तावेजों के वितरण, पंजीकरण और समन्वय के लिए समय में कमी;

- दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने की गति;

- चौबीसों घंटे ऑनलाइन दस्तावेजों के साथ किसी भी संचालन को करने की क्षमता: खोज, डाउनलोड, प्रिंट, सत्यापित, अस्वीकार, और उनके आंदोलन को भी ट्रैक करें;

- दस्तावेजों के लिए त्वरित खोज।

- इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में, संगठन दस्तावेज़ों को प्रिंट नहीं कर सकता है, लेकिन उन्हें इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में संग्रहीत कर सकता है।

- यदि आवश्यक हो, तो संग्रह में संग्रहीत दस्तावेजों को, यदि आवश्यक हो, मुद्रित किया जा सकता है।