IJRO.GOV.UZ

Quản lý tài liệu điện tử, cung cấp kiểm soát việc thực hiện kỷ luật. Hệ thống cung cấp đồng thời các phương tiện làm việc cộng tác của nhân viên với các tài liệu và các công cụ sẵn sàng để tự động hóa các quy trình quản lý tài liệu và giám sát việc thực hiện các chỉ thị.

Các chức năng chính của hệ thống quản lý văn bản điện tử

Các chức năng chính của hệ thống quản lý văn bản điện tử là:

- đăng ký tài liệu;

- kiểm soát việc thực hiện các tài liệu;

- kiểm soát sự di chuyển của các tài liệu giấy và điện tử, duy trì lịch sử làm việc với các tài liệu;

- tạo và chỉnh sửa các chi tiết của tài liệu;

- hình thành các báo cáo về luồng tài liệu của doanh nghiệp;

- tạo một tài liệu trực tiếp trong hệ thống;

- làm việc với các phiên bản tài liệu, tài liệu phức tạp nhiều thành phần và nhiều định dạng, tệp đính kèm;

- phân phối điện tử các tài liệu;

- làm việc với các tài liệu trong các thư mục;

- giảm chi phí tiếp cận thông tin và xử lý tài liệu.

Ưu điểm của quản lý tài liệu điện tử

Các ưu điểm chính của quản lý tài liệu điện tử bao gồm:

- lưu trữ tập trung, có cấu trúc và hệ thống hóa các tài liệu trong một kho lưu trữ điện tử;

- giảm chi phí in ấn, bưu phí và lưu trữ các tài liệu giấy;

- cách tiếp cận thống nhất đối với các thủ tục hình thành và xử lý tài liệu (đăng ký, phê duyệt, v.v.);

- giảm thời gian gửi, đăng ký và phối hợp tài liệu;

- tốc độ ký văn bản;

- khả năng thực hiện bất kỳ thao tác nào với tài liệu trực tuyến suốt ngày đêm: tìm kiếm, tải xuống, in, xác minh, từ chối và cũng theo dõi chuyển động của chúng;

- tìm kiếm tài liệu nhanh chóng.

- Trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử, tổ chức không được in tài liệu mà lưu trữ trong kho lưu trữ điện tử.

- các tài liệu được lưu trong kho lưu trữ nếu cần có thể được in ra.