Shaxsiy Topshiriqlar

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją, które zapewnia kontrolę dyscypliny wykonania. System dostarcza jednocześnie pracownikom narzędzia do współpracy z dokumentami oraz gotowe narzędzia do automatyzacji procesów obiegu dokumentów i monitorowania realizacji zamówień.

Główne funkcje elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją

Główne funkcje elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją to:

— rejestracja dokumentów;

— kontrola wykonania dokumentów;

— kontrola przepływu dokumentów papierowych i elektronicznych, prowadzenie historii pracy z dokumentami;

— tworzenie i edycja szczegółów dokumentu;

— generowanie raportów z obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie;

— utworzenie dokumentu bezpośrednio w systemie;

— praca z wersjami dokumentów, złożonymi dokumentami wieloskładnikowymi i wieloformatowymi, załącznikami;

— elektroniczna dystrybucja dokumentów;

— praca z dokumentami w folderach;

— zmniejszenie kosztów dostępu do informacji i przetwarzania dokumentów.

Zalety elektronicznego zarządzania dokumentacją

Do głównych zalet elektronicznego zarządzania dokumentami zalicza się:

— scentralizowane, uporządkowane i usystematyzowane przechowywanie dokumentów w archiwum elektronicznym;

— redukcja kosztów drukowania, wysyłki i przechowywania dokumentów papierowych;

— jednolite podejście do procedur generowania i przetwarzania dokumentu (rejestracja, zatwierdzenie itp.);

— skrócenie czasu dostarczenia, rejestracji i zatwierdzenia dokumentów;

— szybkość podpisywania dokumentów;

— możliwość dokonywania dowolnych operacji na dokumentach online przez całą dobę: wyszukiwanie, pobieranie, drukowanie, uzgadnianie, odrzucanie, a także śledzenie ich przemieszczania się;

— szybkie wyszukiwanie dokumentów.

— w elektronicznym systemie zarządzania dokumentami organizacja nie może drukować dokumentów, lecz przechowywać je w elektronicznym archiwum.

— w razie potrzeby można wydrukować dokumenty przechowywane w archiwum.